рассылка корреспонденция
ПРИКАЗ ГТК РФ ОТ 26 ФЕВРАЛЯ 1996 Г. N 102 О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖНЕ (НА ТАМОЖЕННОМ ПОСТУ)
Навигация
Главная
Законодательство по дате
принятия
Законодательство по теме
Законодательство по органу принятия
Контакты
Полезные ссылки
Реклама
Реклама
ПРИКАЗ ГТК РФ ОТ 26 ФЕВРАЛЯ 1996 Г. N 102 О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖНЕ (НА ТАМОЖЕННОМ ПОСТУ)
По состоянию на ноябрь 2007 года
<<< Главная страница
Стр. 2
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
на следующих документах:
- копиях документов, направляемых в другие организации;
- размноженных экземплярах распорядительных документов;
- на справках, подтверждающих факты, связанные с трудовой
деятельностью работников.
Список ответственных лиц, чья подпись может быть заверена
печатью, воспроизводящей наименование таможни, утверждается
приказом начальника таможни.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он
захватывал часть наименования должности лица, подписывающего
документ, рассылка корреспонденция подлинной подписи.
Место хранения печати рассылка корреспонденция лицо, ответственное за ее хранение,
определяются начальником таможни.
Другие виды таможенных документов заверяются специальными
печатями рассылка корреспонденция штампами, что оговорено в нормативных документах по
различным направлениям деятельности таможни.
(П.3.23 - в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
3.23. Заверение копии документа производится для придания
ей юридической силы.
Таможня может выдать заверенные копии только тех
документов, которые создаются в таможне.
Копия документов выдается по разрешению руководителей
таможни (в т.ч. начальников отделов).
При решении дел, касающихся приема граждан на работу,
учебу, удостоверения их трудовых, жилищных рассылка корреспонденция других прав, при
формировании личных дел таможня может изготовить копии
документов, выданных другими организациями (копии дипломов,
свидетельств о полученном образовании рассылка корреспонденция т.д.), в соответствии с
действующим законодательством.
Копия с документа воспроизводится рукописным, машинописным
способами (при этом текст документа воспроизводится полностью,
включая элементы бланка) или средствами оперативной полиграфии.
Копия документа должна быть заверена должностным лицом,
удостоверяющим полное соответствие подлиннику.
Например:
Верно: Инспектор отдела кадров подпись (расшифровка
Дата подписи)
При пересылке копии документа в другие организации или при
выдаче ее на руки заверительная подпись должна удостоверяться
печатью отдела кадров или отдела документационного обеспечения и
специальной информации.
3.24. Отметка об исполнителе (составителе документа)
включает фамилию исполнителя рассылка корреспонденция номер его служебного телефона.
Фамилия исполнителя рассылка корреспонденция номер его телефона располагаются в
левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.
Инициалы исполнителя не указываются, например:
Иванов 222 97 86
При необходимости ниже фамилии исполнителя документа и
номера его телефона допускается указывать индекс машинистки
(первые буквы имени рассылка корреспонденция фамилии, количество отпечатанных
экземпляров рассылка корреспонденция дату печатания), например:
Иванов 222 97 86
ин 3 28.08.95
3.25. Отметка об исполнении документа рассылка корреспонденция направлении его в
дело включает следующие данные:
- краткие сведения об исполнении (при отсутствии документа,
свидетельствующего об исполнении) или (при наличии такого
документа) ссылка на дату его исполнения рассылка корреспонденция номер;
- слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться
документ;
- дату;
- подпись исполнителя или руководителя структурного
подразделения, в котором исполнен документ, например:
В дело ______ Подпись Расшифровка подписи
Дата
В случае, если документ не требует письменного ответа,
свидетельствующего об исполнении, на документе делается отметка,
например: Сообщено А.В.Смирнову (содержание сообщения) по
телефону 345-67-89 12.10.95
В дело _________ Подпись Расшифровка подписи
Дата
3.26. Отметка о переносе информации с бумажного документа
на машинные носители включает запись: "Информация перенесена на
машинный носитель", подпись лица, ответственного за перенос
данных, рассылка корреспонденция дату переноса.
3.27. Отметка о поступлении (регистрации) располагается в
правом нижнем углу первого листа документа рассылка корреспонденция состоит из
следующих элементов: сокращенное наименование таможни, дата
поступления документа рассылка корреспонденция его входящий номер. Отметка о
поступлении наносится на документ штампом для регистрации
(приложение 19 п.5).
4. Оформление отдельных видов документов
4.1. Приказ - распорядительный документ, издается
начальником таможни во исполнение нормативных документов ГТК
России, регионального таможенного управления, рассылка корреспонденция также по
вопросам, входящим в компетенцию начальника таможни, в целях
решения основных рассылка корреспонденция оперативных задач.
Проект приказа разрабатывается структурным подразделением
или несколькими структурными подразделениями по поручению
руководства или по собственной инициативе.
Приказы оформляются на общих бланках таможни или
специальных бланкахприказа (приложение 5.1) с заполнением
следующих реквизитов: наименование вида документа (приказ, при
оформлении на общем бланке), дата, номер, заголовок к тексту,
подпись, визы.
К приказу составляется заголовок, отвечающий на вопрос "О
чем?". Заголовок печатается с левой стороны бланка без кавычек и
не подчеркивается, точка в конце заголовка не ставится.
Приказы подразделяются на приказы по основной деятельности
и по личному составу.
4.1.1. Приказы по основной деятельности издаются во
исполнение решений вышестоящих таможенных органов или
инициативно.
Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и
распорядительной частей.
В констатирующей части кратко излагается суть вопроса,
объясняется необходимость издания приказа.
Если основанием для издания приказа является нормативный
или распорядительный документ, то в констатирующей части после
слов "Во исполнение...", "В соответствии..." обязательно
указывается название вида документа, являющегося основанием для
издания приказа, дата его издания, номер, заголовок рассылка корреспонденция передается
содержание той части документа, которая непосредственно касается
таможни.
Например: Во исполнение приказа ГТК России от 16.10.94 N
596 "Об образовании в системе ГТК России служб документационного
обеспечения рассылка корреспонденция защиты информации"
В отдельных случаях полностью излагается текст приказа ГТК
России или другого документа, во исполнение которого издается
приказ по таможне.
Формулировка "В соответствии с ..." пишется, если в
документе ГТК России или другого органа нет прямого указания в
адрес таможни, но содержится порядок или норна, в соответствии с
которой необходимо решать те или иные вопросы, относящиеся к
деятельности таможни.
Констатирующая часть приказа может быть опущена, если он не
нуждается в обосновании ( по личному составу).
Распорядительная часть начинается словом - приказываю.
Каждый пункт распорядительной части начинается с указания
конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной
форме. Далее в пункте указываются исполнители; должностное лицо
(фамилия, инициалы) или структурное подразделение (в скобках -
фамилия рассылка корреспонденция инициалы его руководителя) рассылка корреспонденция сроки исполнения
(приложение 20).
4.1.2. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее
изданные приказы или отдельные пункты, то в тексте приказа или в
приложении к приказу указывается перечень приказов либо
отдельных пунктов, утративших силу или подлежащих изменению на
основании издаваемого приказа.
4.1.3. В последнем пункте распорядительной части приказа
указывается должностное лицо. которое осуществляет контроль за
исполнением приказа в целом.
4.1.4. Приказ по личному составу начинается с
распорядительного действия: Принять, Назначить, Перевести,
Предоставить отпуск. Командировать (одновременно с приказом о
командировании оформляется командировочное удостоверение).
Заголовок приказа по личному составу начинается словами:
"О назначении ...", "Об увольнении ...", "О командировании
..." рассылка корреспонденция т.д.
4.1.5. Проект приказа визируется в соответствующих
структурных подразделениях таможни должностными лицами., которых
касается подготовленный документ, на оборотной стороне
последнего листа приказа - "Листе согласования" (приложение 16).
(П.4.1.6 - в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
4.1.6. Проект приказа представляется на подпись начальнику
таможни начальником отдела документационного обеспечения и
специальной информации, который несет ответственность за
правильность его оформления.
4.1.7. Приказ подписывает начальник таможни, или, по его
распоряжению, заместитель начальника таможни.
(П.4.1.8 - в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
4.1.8. Приказы регистрируются централизованно в отделе
документационного обеспечения рассылка корреспонденция специальной информации. Им
присваивается порядковый номер в пределах календарного года.
Приказы по личному составу регистрируются отдельно от
приказов по основной деятельности.
В качестве регистрационной формы используются
регистрационно-контрольные карточки (приложение 45).
Учитывая различие в сроках хранения приказов по личному
составу их рекомендуется регистрировать раздельно, добавляя к
порядковому номеру буквенное обозначение, например:
- о приеме, переводе, увольнении, поощрении, движении
кадров (срок хранения 75 лет) - N 00 Л/С ;
- о командировании, отпуске, взыскании (срок хранения 3
года) - N 00 км.
(П.4.1.9 - в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
4.1.9. Тиражирование приказов по основной деятельности
осуществляется в соответствии с рассылкой, подписанной
начальником структурного подразделения, готовившего приказ.
Исполнителям может направляться не приказ в целом, рассылка корреспонденция только
тот его пункт, который касается непосредственно данного
структурного подразделения или конкретного исполнителя
(приложение 21).
Приказы по личному составу направляются:
1-й экз. в отдел документационного обеспечения и
специальной информации.
2-й рассылка корреспонденция 3-й экз. в отдел кадров (2-й экз. в личное дело
сотрудника);
4-й экз. в бухгалтерию;
4.1.10. Приказ вступает в силу с момента его подписания,
если срок его действия не оговорен в тексте.
4.1.11. Методика подготовки рассылка корреспонденция образцы оформления приказов
по личному составу даны в приложениях 22 - 27.
4.2. Распоряжение - правовой документ, издаваемый
руководством таможни в целях разрешения оперативных вопросов.
Как правило, имеет ограниченный срок действия рассылка корреспонденция касается узкого
круга исполнителей (отделов, должностных лиц).
Распорядительная часть начинается словами: обязываю или
предлагаю.
Распоряжение готовится рассылка корреспонденция оформляется аналогично приказу.
4.3. Инструкция - документ, в котором излагаются правила,
регулирующие специальные стороны деятельности таможни.
В заголовке к тексту инструкции обозначается объект или
круг вопросов, на которые распространяются ее требования.
Текст инструкции состоит из разделов, внутри которых
делится на пункты рассылка корреспонденция подпункты, расположенные по определенной
логической схеме.
Инструкция визируется руководителем структурного
подразделения - разработчика рассылка корреспонденция утверждается начальником таможни
или, по его поручений, заместителем начальника таможни путем
издания приказа об утверждении инструкции или проставления грифа
утверждения.
(П.4.4 - в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
4.4. Ход обсуждения вопросов рассылка корреспонденция решения, принимаемые на
заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях,
совещаниях, фиксируются в протоколах.
Протокол составляется на основании записи хода заседания,
стенограммы, звуковых записей рассылка корреспонденция материалов, подготовленных к
заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов
постановлений или решений, повестки дня. списков приглашенных и
др.).
Если заседание стенографируется, то текст стенограммы
расшифровывается, распечатывается рассылка корреспонденция хранится вместе с
протоколом. В особых случаях выступавший должен завизировать
стенограмму своего выступления.
Если заседание записывается на магнитную ленту, то запись
расшифровывается, оформляется протокол, рассылка корреспонденция магнитная лента
хранится до минования надобности в отделе документационного
обеспечения рассылка корреспонденция специальной информации.
Протокол оформляется на общем бланке таможни, на который
вносится вид документа: протокол, или на чистом листе бумаги с
заполнением необходимых реквизитов бланка.
Текст протокола состоит из вводной части рассылка корреспонденция основной части.
В вводной части заполняются следующие реквизиты:
председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня.
Основная часть протокола состоит из разделов,
соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела
строится по схеме: слушали, выступили, постановили (решили).
Основное содержание докладов рассылка корреспонденция выступлений помещается в тексте
протокола. Краткая форма протокола применяется в тон случае,
когда к протоколу прилагаются тексты докладов рассылка корреспонденция выступлений.
Постановление (решение) всегда печатается полностью. Текст
постановления строится по образцу текста приказа.
Содержание особого мнения записывается в протоколе после
соответствующего протокольного решения.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и
секретарем.
Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к
протоколу.
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах
календарного года. Протоколы совместных заседаний (совещаний)
должны иметь составные номера, включающие порядковые номера
протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.
Дата, проставляемая на протоколе, должна соответствовать
дню проведения заседания (совещания).
Образец оформления протокола дан в приложении 28, образец
оформления выписки из протокола - в приложении 29.
4.5. Акт - документ, составленный несколькими лицами
(специальной комиссией) для удостоверения определенных фактов
или событий.
Акт оформляется на общем бланке или на чистом листе бумаги
(формат А4) с перенесением на него реквизитов общего бланка.
В состав обязательных реквизитов акта входят наименование
вида документа (Акт ), дата рассылка корреспонденция номер, место составления или
издания, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии
приложений, подпись, гриф утверждения.
В зависимости от назначения акты имеют различное
содержание, например: при смене руководителей или сотрудников,
являющихся материально-ответственными лицами, составляется акт
приема-передачи дел; при проверке деятельности организации - акт
по результатам обследования или ревизии: составляются акты о
выполненных работах, списании пришедшего в негодность
оборудования, акты о выделении к уничтожению документов, не
подлежащих хранению.
В заголовке к тексту следует указывать разновидность акта,
например: "О списании малоценного инвентаря".
Текст акта состоит, как правило, из трех частей: введения,
констатирующей части, выводов. Текст введения во всех актах
формализован рассылка корреспонденция начинается словом "Основание" (наименование
распорядительного документа, его дата, номер рассылка корреспонденция заголовок).
В констатирующей части акта излагаются цели рассылка корреспонденция задачи,
существо рассылка корреспонденция характер проведенной комиссией работы, установленные
факты рассылка корреспонденция события.
В заключительной части излагаются выводы, предложения или
решения комиссии с указанием сроков исполнения предписываемых
действий.
При наличии приложений ссылка на них делается в конце
текста акта перед подписями.
В конце текста акта указывается количество размноженных
экземпляров, определяемое практической необходимостью, рассылка корреспонденция также
адресаты, которым он направляется.
Акт подписывают председатель комиссии рассылка корреспонденция все составители.
При этом должности перед их фамилиями не указываются.
Акты утверждаются начальником таможни или одним из его
заместителей.
Образец оформления акта дан в приложении 30.
Другие виды документов
4.6. Письма
Таможни, при осуществлении оперативных связей с
вышестоящими таможенными органами, подведомственными рассылка корреспонденция другими
организациями рассылка корреспонденция отдельными гражданами, в пределах своей
компетенции могут направлять письма.
Письма, как правило, должны составляться по одному вопросу
и в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный
способ обмена информацией: устные разъяснения, указания (личные
или по телефону), инструктирование рассылка корреспонденция др.
Письма оформляются на специальных бланках письма
(приложение 6).
Текст письма состоит из двух частей. В первой части дается
описание событий, фактов, явлений - оснований для письма; во
второй - выводы, предложения, просьбы рассылка корреспонденция т. д.
Если письмо готовится в соответствии с
документом-основанием или в ответ, то делается ссылка на
документ.
На последнем листе письма в левом нижнем углу ниже подписи
указывается фамилия исполнителя рассылка корреспонденция номер его телефона.
Приложение к письму должно быть оформлено как
самостоятельный документ: иметь заголовок, подпись, номер
приложения, о чем делается отметка в тексте письма.
Переписка между структурными подразделениями запрещается.
Порядок адресования писем изложен в разделе 3.12.
4.7. Справка - документ, содержащий описание или
подтверждение тех или иных фактов рассылка корреспонденция событий.
Обязательные реквизиты всех видов справок: название вида
документа, дата рассылка корреспонденция индекс, адресат, заголовок, текст, подпись.
Справки служебного характера , содержащие информацию или
анализ деятельности подразделения таможни, составляются по
поручению руководства отдела или таможни рассылка корреспонденция инициативно.
Представляемые для внутреннего пользования информационные
справки оформляются на чистом листе бумаги с указанием
структурного подразделения рассылка корреспонденция обязательных реквизитов.
Аналитические справки по запросам вышестоящих таможенных
органов оформляются на чистом листе бумаги с перенесением
основных реквизитов или на основном бланке таможни и
подписываются начальником таможни.
Справки, выдаваемые работникам таможни (подтверждение места
работы, занимаемой должности, заработной платы рассылка корреспонденция т.д.) и
гражданам по социально-правовым вопросам, оформляются на общем
бланке таможни или на специальных бланках справок.
4.8. Докладная записка - документ, адресованный начальнику
таможни (руководителю структурного подразделения), информирующий
о сложившейся ситуации, о выполненной работе рассылка корреспонденция содержащий выводы
и предложения сотрудника таможни.
Докладная записка оформляется на чистом листе бумаги, при
этом воспроизводятся следующие реквизиты бланка:
- полное наименование отдела;
- вид документа (докладная записка);
- дата.
Подписывает докладную записку составитель. Если докладная
записка адресована начальнику таможни, ее должен завизировать
руководитель подразделения рассылка корреспонденция заместитель начальника таможни,
курирующий данное подразделение.
Докладная записка, адресуемая в вышестоящий таможенный
орган, оформляется на общем бланке таможни рассылка корреспонденция подписывается
начальником таможни.
Образец оформления докладной записки дан в приложении 31.
4.9. Объяснительная (пояснительная) записка - документ,
поясняющий содержание отдельных положений плана, отчета и
другого основного документа или объясняющий причины какого-либо
события, факта, поступка.
Объяснительные записки по поводу происшествий, поступков и
поведения оформляются на простых листах бумаги с указанием
наименования структурного подразделения.
Объяснительная записка подписывается исполнителем.
Образец оформления объяснительной записки дан в приложении
32.
4.10. Телеграмма (телетайпограмма) - документ, направляемый
в тех случаях, когда другим способом передать срочную информацию
(или получить информацию) не представляется возможным.
Текст телеграммы должен быть кратким, печататься через два
интервала без союзов, предлогов рассылка корреспонденция знаков препинания (если при
этом не искажается содержание), без переноса слов рассылка корреспонденция не должен
заканчиваться цифрами. Знаки препинания следует писать полными
или сокращенными словами: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие
- двт, скобка - скв, кавычки - квч. Словами пишутся знаки: N -
номер. + - - плюс. минус, ! - восклицательный знак, ? -
вопросительный знак. % - процент.
Реквизитами телеграммы являются название документа
(телеграмма), отметка о категории телеграммы, точный телеграфный
адрес получателя, текст, исходящий номер, подпись. В конце
текста телеграммы под чертой указываются название таможни,
должность лица, подписавшего телеграмму, адрес таможни
(приложение 33).
Телеграмма, подготовленная за подписью начальника таможни,
визируется исполнителем.
Телеграммы, направляемые через отделения связи, оформляются
следующим образом.
Телеграммы, направляемые в один адрес, составляются и
подписываются:
- инициативные - в двух экземплярах:
1-й экз.- передается в почтовое отделение;
2-й экз.- подшивается в дело "Исходящие телеграммы".
В случае, когда телеграмма является ответом на запрос - в
трех экземплярах:
1-й экз. - передается в почтовое отделение;
2-й экз.- подшивается в дело "Исходящие телеграммы";
3-й экз. - подшивается вместе с запросом в дело в
соответствии с номенклатурой дел.
Телеграмма, направляемая в несколько адресов, подписывается
в одном экземпляре, к ней прилагается список на рассылку.
Текст ответной телеграммы следует начинать с номера
документа, на который дается ответ, без добавления слов "номер",
"Ваш", "На ваш".
Визирование телеграмм аналогично визированию писем.
(П.4.11 - в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
4.11. Передача оперативной информации в организации,
таможни, на таможенные посты, имеющие телексную связь,
осуществляется в виде телетайпограмм.
Телетайпограммы оформляются аналогично телеграммам, только
в реквизите "Адресат" указывается номер телетайпа,
принадлежащего адресату, рассылка корреспонденция под чертой вместо адреса отправителя
- номер телетайпа таможни, отправителя документа, фамилия и
номер телефона исполнителя (приложение 34).
В ответных телетайпограммах перед текстом делается ссылка
на номер рассылка корреспонденция дату документа, на который дается ответ.
В данном случае телетайпограмма оформляется в двух
экземплярах:
1-й экз. - подшивается в дело "Телетайпограммы" рассылка корреспонденция остается
на телетайпе;
2-й экз. - с регистрационным номером телетайпограммы
подшивается вместе с документом-запросом по тематическому
принципу в соответствии с номенклатурой дел.
Инициативные телетайпограммы передаются на телетайп в одном
экземпляре независимо от числа абонентов со списком рассылки.
Исполнителю возвращается телетайпная копия телетайпограммы. на
которой указаны дата рассылка корреспонденция время передачи сообщения.
Входящие телетайпограммы учитываются в журнале (приложение
35) рассылка корреспонденция поступают в отдел документационного обеспечения и
специальной информации для регистрации рассылка корреспонденция дальнейшего прохождения.
Исходящие телетайпограммы регистрируются в журнале
(приложение 36).
4.12. Срочная информация, адресуемая подразделениям таможни
или в организации в пределах одного населенного пункта, в целях
сокращения почтово-телеграфных расходов может быть передана по
телефону в виде телефонограммы.
При передаче телефонограмм необходимо соблюдать следующие
требования:
- передавать краткую рассылка корреспонденция срочную информацию;
- не передавать логически сложные тексты;
- слова, которые плохо воспринимаются на слух, передавать с
помощью разбивки по буквам;
- текст должен включать не более 50 слов;
- если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к
ней прилагается список на рассылку с указанием
организаций-адресатов рассылка корреспонденция номеров телефонов.
Телефонограмма имеет следующие реквизиты: наименование
организации-адресата, номер телефона, дата, номер, текст,
подпись, отметка о времени передачи (приема), указание
должностей рассылка корреспонденция фамилий лиц, передавших рассылка корреспонденция принявших телефонограмму.
Текст передаваемой телефонограммы печатается в одном
экземпляре, визируется исполнителем, подписывается руководителем
подразделения или таможни, регистрируется отдельно от других
видов документов сплошной нумерацией с начала календарного года
и после передачи подшивается в хронологическом порядке в
отдельное дело. Если телефонограммой подтверждается исполнение
документа, то копия телефонограммы подшивается в дело вместе с
документом, на который дается ответ.
Текст принятой телефонограммы печатается в двух
экземплярах. Первый экземпляр рассматривается, как рассылка корреспонденция другие
входящие документы, рассылка корреспонденция после исполнения с отметкой о выполнении
резолюции или вместе с ответным документом подшивается в дело в
соответствии с номенклатурой. Второй экземпляр телефонограммы
подшивается в дело "Входящие телефонограммы" отдельно от других
видов документов.
Образец оформления телефонограммы дан в приложении 37.
(П.4.13 - в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
4.13. Факсограмма - документ, переданный по факсимильной
связи.
Для передачи по факсимильной связи принимается первый
экземпляр машинописного документа, отпечатанного четким шрифтом
без помарок.
Объем передаваемой информации не должен превышать пяти
страниц.
На документе в верхнем правом углу обязательно
проставляется отметка "Факс с досылкой" или "Факс без досылки".
По факсимильной связи передаются только служебные
документы, прошедшие регистрацию в отделе документационного
обеспечения рассылка корреспонденция специальной информации.
Переданные рассылка корреспонденция принятые документы подлежат учету в журнале
(приложение 35, 36).
После передачи документа по факсимильной связи подлинник
документа возвращается в отдел документационного обеспечения и
специальной информации рассылка корреспонденция подшивается в дело в соответствии с
номенклатурой. Второй экземпляр (копия документа) остается у
исполнителя с пометкой о дате рассылка корреспонденция времени передачи информации.
Поступающая по факсимильной связи корреспонденция подлежит
обработке в том же порядке, что рассылка корреспонденция другая входящая
корреспонденция. Факсограмма, требующая исполнения, после
рассмотрения руководством поступает исполнителю рассылка корреспонденция дальнейшая
работа с ней ведется в соответствии с резолюцией. Следует
обратить внимание, что если поступает "Факс с досылкой", то
подлиннику позднее досланного документа присваивается тот же
номер, что рассылка корреспонденция ранее поступившей факсограмме, рассылка корреспонденция подлинный документ
повторно не проходит рассмотрения. После отработки факсограмма
подшивается в дело (в случае досылки - оба документа) согласно
номенклатуре.
(П.5 - в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
5. Тираж документов
Тираж документов определяется ответственным исполнителем по
согласованию с отделом документационного обеспечения и
специальной информации.
При определении тиража для рассылки документов следует
исходить из необходимости обеспечить своевременное доведение
содержащейся в них информации до структурных подразделений
таможни, таможенных постов рассылка корреспонденция организаций, которых касаются эти
документы.
6. Автоматизированная подготовка документов
6.1. Автоматизированная подготовка документов - процесс
документирования деятельности таможни с применением средств
вычислительной техники (ПЭВМ).
6.2. Автоматизированная подготовка документов предполагает
создание информационной базы, формируемой из альбома
унифицированных бланков рассылка корреспонденция трафаретных текстов
организационно-распорядительных документов, создаваемых в
таможенных органах, классификаторов, рассылка корреспонденция также справочной
информации, необходимой для заполнения переменной части
унифицированных текстов рассылка корреспонденция отдельных реквизитов.
6.3. Подготовленные с применением вычислительной техники
организационно-распорядительные документы передаются для
обработки рассылка корреспонденция дальнейшего прохождения в форме машинограммы или
машиночитаемого документа на магнитном диске.
6.4. Под машиночитаемым документом понимается документ,
пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем
информации.
6.5. Машинограмма - документ, изготовленный при помощи
средств вычислительной техники (ВТ), оформляется на основании
единых правил, изложенных в настоящей инструкции, рассылка корреспонденция используется
на равных основаниях с машинописными документами.
7. Выполнение машинописных рассылка корреспонденция копировально-множительных работ
(П.7.1 - в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
7.1. В таможнях печатаются рассылка корреспонденция размножаются только служебные
документы.
Рукописи, сдаваемые в печать, должны быть написаны
разборчиво, тщательно выверены рассылка корреспонденция отредактированы. Рукописи,
написанные небрежно, неразборчиво, красными или зелеными
чернилами, карандашом, к печатанию не принимаются.
Проверяют рассылка корреспонденция считывают напечатанные материалы исполнители
документов.
Заказ на выполнение машинописных работ (приложение 38)
подписывает руководитель структурного подразделения.
Очередность выполнения машинописных работ определяет
начальник отдела документационного обеспечения рассылка корреспонденция специальной
информации или, при наличии машинописного бюро, руководитель
данного подразделения.
Правила оформления документов машинописным способом даны в
приложении 39.
(П.7.2 - в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
7.2. Копированию подлежат служебные документы, исключение
делается лишь для документов, опубликованных в открытой печати.
В этом случае в конце размноженного документа дается ссылка на
источник.
К копированию принимаются первые экземпляры машинописного
текста, отпечатанные четким шрифтом без ошибок, подписанные
руководством. Все записи, вносимые в документ, предназначенный
для размножения, рукописным способом (регистрационные, визы,
подпись), должны выполняться четким, разборчивым почерком
черными чернилами.
К документу, который необходимо размножить, должен быть
приложен бланк заказа установленной формы (приложение 40),
подписанный руководителем структурного подразделения, который
несет ответственность за содержание рассылка корреспонденция тираж документов, и
начальником отдела документационного обеспечения рассылка корреспонденция специальной
информации.
Учет количества размноженных документов ведется по журналу
учета (приложение 41).
8. Порядок хранения рассылка корреспонденция использования печатей рассылка корреспонденция штампов
Кроме гербовой, в таможне имеются различного рода печати и
штампы, порядок изготовления, хранения рассылка корреспонденция использования которых
определяется нормативными документами ГТК России.
Примерный перечень печатей рассылка корреспонденция штампов, которые могут быть
использованы в работе отдела документационного обеспечения и
специальной информации таможни, приведен в приложении 19.
Все используемые в работе печати рассылка корреспонденция штампы должны быть
учтены в специальном журнале (приложение 42).
9. Организация документооборота, прием, регистрация
и рассылка входящей рассылка корреспонденция исходящей корреспонденции
Движение документов с момента их получения или создания до
завершения исполнения, отправки или до направления в дело
образуют документооборот таможни.
(П.9.1 - в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
9.1. Порядок обработки поступающих документов
Все документы, поступающие в таможню, в том числе по
телетайпу, факсу, телефону (телефонограммы), принимаются и
проходят первичную обработку в отделе (группе) документационного
обеспечения рассылка корреспонденция специальной информации.
В нерабочее время вся корреспонденция принимается
оперативным дежурным по таможне.
9.1.1. Принятая корреспонденция вскрывается, за исключением
конвертов с надписью "лично" рассылка корреспонденция адресованной общественным
организациям таможни.
При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования
и оформления документов, сверяются их номера с учетными
номерами, указанными на конвертах.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по
принадлежности или возвращается отправителю.
При недостаче или при повреждении документов в конверте
составляется акт в двух экземплярах, один экземпляр которого
остается в таможне, второй направляется отправителю.
При отсутствии на документе штампа или адреса отправителя,
в случае необходимости подтверждения времени отправления или
получения корреспонденции, к документу прикладывается конверт.
Конверты от поступившей доплатной корреспонденции
сохраняются рассылка корреспонденция передаются в бухгалтерию для оплаты почтовых
расходов.
9.1.2. Вся поступившая корреспонденция сортируется
работниками отдела документационного обеспечения рассылка корреспонденция специальной
информации в соответствии с перечнем документов, не подлежащих
регистрации в отделе документационного обеспечения рассылка корреспонденция специальной
информации, перечнем структурных подразделений таможни,
номенклатурой дел.
Срочная корреспонденция доставляется по назначению
незамедлительно, обработка рассылка корреспонденция передача остальной корреспонденции
должна осуществляться в день ее поступления или в первый рабочий
день при поступлении документов в нерабочее время.
Передача документов от руководства таможни в структурные
подразделения осуществляется только через отдел
документационного обеспечения рассылка корреспонденция специальной информации, от
начальников структурных подразделений исполнителям - через
ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.
Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как
правило, направляются непосредственно им. Если установлено, что
документ адресован неправильно, его необходимо направить по
назначению. Документы передаются с соответствующей отметкой в
регистрационно-контрольной карточке.
9.1.3. Предварительное рассмотрение осуществляет начальник
отдела документационного обеспечения рассылка корреспонденция специальной информации.
Исходя из оценки содержания документов, на основании
установленного в таможне распределения обязанностей формирует
почту начальника таможни рассылка корреспонденция его заместителей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению
документы, адресованные непосредственно подразделениям или
должностным лицам (формы плановой отчетности, информации, не
требующие рассмотрения у руководства).
Документы вышестоящих таможенных органов, другие документы,
требующие указаний по исполнению, после регистрации передаются
на рассмотрение начальнику таможни или, по его поручению, одному
из его заместителей.
При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается
сопроводительная документация, рассылка корреспонденция машинные носители передаются в
структурное подразделение, ответственное за ведение
автоматизированной системы.
9.2. Порядок обработки отправляемых документов
Документы, отправляемые таможней, в т.ч. созданные
средствами вычислительной техники, проходят сортировку,
упаковку, оформление почтового отправления рассылка корреспонденция передачу службам
связи (спецсвязь, фельдсвязь, почтовые отделения связи).
Перед конвертованием проверяется правильность оформления
документа, наличие приложений, соответствие количества
экземпляров количеству адресатов.
Неоформленные или неправильно оформленные документы
подлежат возврату исполнителю на доработку.
Отправляемые одному адресату документы должны быть вложены
в один конверт, на конверте указывается почтовый адрес и
наименование корреспондента рассылка корреспонденция проставляются регистрационные
номера документов.
Расписки, реестры на отправленную корреспонденцию хранятся
в течение года, после чего уничтожаются по акту.
(П.9.3 - в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
9.3. Порядок обработки внутренних документов
Внутренние документы готовятся, оформляются рассылка корреспонденция исполняются в
подразделениях таможни. Прохождение внутренних документов на
этапах их подготовки рассылка корреспонденция оформления организуется в той же
последовательности рассылка корреспонденция в соответствии с требованиями к
отправляемой корреспонденции, рассылка корреспонденция на этапе исполнения - к
полученной.
9.3.1. Проекты распорядительных документов после
подготовки, согласования, подписания регистрируются в отделе
документационного обеспечения рассылка корреспонденция специальной информации и
передаются для исполнения или на ознакомление в подразделения.
9.3.2. Документы (приказы, распоряжения, протоколы),
содержащие поручения отдельным работникам или подразделениям,
передаются адресатам в виде размноженных экземпляров или выписок.
9.3.3. Докладные записки на имя руководства таможни или
подразделения, справки, сводки рассылка корреспонденция другие документы оперативного
характера рассматриваются должностными лицами, которым они
направлены, после чего передаются через отдел документационного
обеспечения рассылка корреспонденция специальной информации для исполнения или для
ознакомления в соответствующие подразделения или подшиваются в
дело в соответствии с номенклатурой.
Передача документов из одного структурного подразделения
таможни в другое осуществляется через отдел документационного
обеспечения рассылка корреспонденция специальной информации с внесением необходимых
записей в регистрационно-контрольную карточку.
(П.9.4 - в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
9.4. Регистрация документов
Регистрация документов - фиксация факта создания или
поступления документа путем проставления на нем регистрационного
номера рассылка корреспонденция даты с последующим перенесением необходимых сведений о
документе в регистрационные формы традиционным или
автоматизированным способом в целях обеспечения учета, контроля
прохождения рассылка корреспонденция исполнения, поиска документов.
При регистрации используются следующие справочные
материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации в
отделе документационного обеспечения рассылка корреспонденция специальной информации
(приложение 43), перечень структурных подразделений,
номенклатура дел.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета,
исполнения рассылка корреспонденция использования в справочных целях (распорядительные,
учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые рассылка корреспонденция др.), как
создаваемые в таможне, так рассылка корреспонденция поступающие из других организаций и
от частных лиц.
Регистрации подлежат как традиционные машинописные
(рукописные) документы, так рассылка корреспонденция создаваемые средствами
вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).
Регистрация документов производится в пределах групп, в
зависимости от названия вида, автора рассылка корреспонденция содержания документа.
Документы общего делопроизводства (приказы, распоряжения.
письма, протоколы, докладные записки рассылка корреспонденция т.д.) - входящие,
исходящие рассылка корреспонденция внутренние - регистрируются в отделе
документационного обеспечения рассылка корреспонденция специальной информации.
Специальная документация (бухгалтерская, финансовая,
статистическая, таможенная рассылка корреспонденция т.д.) регистрируется или
учитывается в соответствующих структурных подразделениях таможни.
9.4.1. Входящие документы регистрируются в день
поступления, исходящие рассылка корреспонденция внутренние - в день подписания.
Телеграммы регистрируются немедленно после получения и
сразу передаются адресату.
На входящих регистрируемых документах в правом нижнем углу
первой страницы проставляется штамп (приложение 19).
9.4.2. Для соблюдения порядка нумерации входящих и
исходящих документов при регистрации используется сетка
порядковых номеров (приложение 44).
9.4.3. На исходящем документе в соответствующем месте
бланка проставляется индекс, состоящий из номера дела по
номенклатуре, порядкового исходящего номера рассылка корреспонденция даты.
Если исходящий документ является ответом, то необходимо
сделать ссылку на номер рассылка корреспонденция дату документа - запроса.
При регистрации исходящей корреспонденции работник отдела
документационного обеспечения рассылка корреспонденция специальной информации обязан
проверить правильность написания адреса, наличие в документах
приложений, заголовка рассылка корреспонденция отметки об исполнителе; заверить копии,
присвоить исходящий номер рассылка корреспонденция сделать соответствующие отметки на
регистрационных карточках.
9.4.4. Документы регистрируются на карточках или на
машинных носителях. Для регистрации всех видов документов
используют единую регистрационную форму -
регистрационно-контрольную карточку (приложение 45), на которую
переносятся данные о регистрируемом документе (приложение 45.1.).
9.4.5. Документы могут регистрироваться при помощи средств
вычислительной техники. Для достижения информационной
совместимости регистрируемых данных рассылка корреспонденция поисковых систем и
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
<<< Главная страница
Счетчики
Реклама
Разное
разделы
газовый заправка
маркировочная краска
корпоративный иностранный
кулер 754
сухой мороженый
купить nokia 8910
телевизионный антенна
электро лаборатория
автоматический резка
индустриальный монитор
подбор эмаль
газонокосилка elmos
маршрутизатор
купить электрооткрывалку
грунт стяжка
измеритель фаза нуль
головка винторезный
герб рф
вымпел заказ
вызов врач
куллер
гидрант
мытье потолок
sony ericsson k790i купить
антенна радиочастотный
sharp ar-5415
trinity hi-fi
заказ обед
mobil pegasus
мрт коленный сустав
мрт коленный сустав
ванна моечный
вышитый герб
нужен фотограф
ром доставка
резка
зона ограничение доступ
наркомания
растворитель
купить автотехнику
фактурный краска
варочный поверхность hansa
пассажирский лифт
кулер процессор
квантовый медицина
ивановец
купить элеваторный узел
нестандартный коробка
лад
организовать рассылка
тач-скрин монитор
метрореклама нижнийновгород
узи сделать
кайт серфинг
ичп пбоюл
рассылка корреспонденция